Privacyverklaring

Versie 2.0 — laatst bijgewerkt: 29 mei 2026

1. Wie zijn wij?

ImmoSpect — Steven De Swaef, Antwerpen, België. Contact voor privacyvragen: info@immospect.be. Ondernemingsgegevens (KBO/BTW) op aanvraag. Er is geen DPO aangesteld; dit is niet wettelijk verplicht (art. 37 AVG).

2. Onze rol onder de AVG

ImmoSpect heeft een dubbele rol. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor uw account-, kantoor-, facturatie- en supportgegevens. Voor de dossier-data, inspectie-foto's, audio-transcripties en de gegevens van huurders en eigenaars treedt uw kantoor op als verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker — geregeld in onze verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens verwerken wij?

• Account & contact: naam, e-mail, telefoon, naam van uw kantoor.
• Dossier-data: adres en type pand, partijen huurder/verhuurder, contractgegevens.
• Inspectie-data: foto's en audio van de inspectie, AI-transcripties, AI-scores per ruimte, finaal rapport.
• Betalingsdata: facturatieadres, abonnement- en betaalstatus, Stripe-sessie-id (volledige kaartnummers verwerkt Stripe, niet wij).
• Technische data: IP-adres, browser-type, taal/thema-voorkeur, anonieme analytics via Plausible (cookieless).
• Communicatie & support: inhoud van uw e-mails en tickets.

4. Rechtsgrond

• Uitvoering overeenkomst (art. 6(1)(b)): account, dossiers, facturatie.
• Wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)): boekhouding 7 jaar, onroerend­goed-BTW 10 jaar.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)): beveiliging, fraudepreventie, cookieless analytics.
• Toestemming (art. 6(1)(a)): marketingmail naar prospects (opt-in).

5. Waar bewaren wij data?

Opslag gebeurt bij Supabase op AWS-infrastructuur in Londen (VK). Het Verenigd Koninkrijk valt onder het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (AVG art. 45): het beschermingsniveau is gelijkwaardig aan dat binnen de EER. AI-verwerking gebeurt volledig binnen de EU op Vertex AI in regio België (europe-west1). E-mail verloopt via Resend (EU).

6. Bewaartermijn

• Dossier-data: uiterlijk 1 jaar na het einde van de huurovereenkomst automatisch geanonimiseerd (dagelijkse cron in vier fases).
• Account: duur abonnement + 30 dagen recovery; daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Facturen: 7 jaar (art. III.86 WER); onroerend­goed-BTW-stukken 10 jaar.
• Support: 3 jaar na laatste interactie.

7. AI-output

Wij gebruiken Google Gemini via Vertex AI (regio België) voor OCR, voice-transcriptie, foto-analyse, kwaliteitscontrole en de intrede→uittrede vergelijking, onder een Data Processing Agreement met Google Cloud. AI-gegenereerde inhoud is altijd gemarkeerd conform EU AI Act art. 50. Uw gegevens worden nooit gebruikt om externe of publieke AI-modellen te trainen. Details in ons AI-beleid.

8. Subverwerkers

• Supabase — database & opslag (VK, EU-adequaatheidsbesluit).
• Google Cloud / Vertex AI — AI-verwerking (EU, regio België).
• Stripe — betalingen (EU + globaal, onder SCC's).
• Resend — transactionele e-mail (EU).
• Vercel — hosting & CDN (EU-regio's, VS-moederbedrijf, SCC's / EU-US DPF).
• Sentry — error-tracking (EU-dataregio, Frankfurt).

9. Uw rechten

• Inzage, correctie, verwijdering, beperking en bezwaar
• Data-portabiliteit (export in PDF, JSON of CSV)
• Intrekking van toestemming; geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming (art. 22)
• Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel)

Verzoeken via info@immospect.be. Wij antwoorden binnen 30 dagen.

10. Beveiliging

Versleuteling at-rest (AES-256) en in-transit (TLS 1.3), multi-factor authenticatie (TOTP, verplicht voor admin-rollen), audit-log per dossier, role-based access via PostgreSQL Row-Level Security, en versleutelde back-ups. Nieuwe org-admins aanvaarden de Algemene Voorwaarden, DPA en het AI-beleid vóór toegang.

11. Cookies

Deze site gebruikt geen tracking-cookies; analytics is cookieless via Plausible. De applicatie gebruikt enkel functionele cookies. Zie ons cookiebeleid.

12. Contact

Vragen of verzoeken kunnen gericht worden aan info@immospect.be.